Raamatupidamistarkvara hõlmab endas palju erinevaid nüansse ning mida teadlikum on klient, seda lihtsam on ka tarkvara kasutada. Selleks ei pea olema profitasemel, kuid igasugused raamatupidamisalased teadmised toetavad raamatupidamistarkvarast ning sealsetest protsessidest paremini aru saamist. Enamik tarkvara kasutamist puudutavatest vigadest on seotud kliendi kõrgete ootustega ning kasutaja enda oskamatusega. Panime kirja levinumad vead, mida tehakse raamatupidamistarkvara kasutamisel ning mida saaks kasutaja ise teha teisiti, et programmi kasutamine oleks ladus.

1. Arvamus, et kõik tarkvarad toimivad samamoodi

 
Tegelikult on igal tarkvaral oma loogika. Vana tarkvara pealt uuele üleminek on aeganõudev protsess ning uue tarkvaraga harjumiseks lähebki tavaliselt paar kuud aega, sõltuvalt muidugi ka sellest, kui tihti tarkvara kasutatakse. Küll aga ei tohiks kasutajad eeldada, et uus programm töötab täpselt samadel põhimõtetel nagu eelmine, sest iga tarkvara on natukenegi erinev ning vahel võivad erinevused olla lausa kardinaalsed. Seega tasuks juba enne uue tarkvara peale üleminemist mõista, et uue tarkvara puhul võivad paljud funktsioonid ja nupukesed asetseda teises kohas. 

2. Ei mõelda läbi ettevõtte nõudmisi tarkvarale ja ei võrrelda neid tarkvara võimalustega

 
Probleem ilmneb selles, et kui ei süveneta kohe alguses piisavalt tarkvarasse endasse, vaid vaadatakse pigem hinda, siis pärast võib välja tulla, et tarkvara ei vasta näiteks ettevõtte suurusele, spetsiifikale või ettevõtte vajadustele. Seda saab aga ennetada, mõeldes läbi kõik ettevõtte vajadused raamatupidamise puhul ning seejärel uurida, millised tarkvarad katavad need vajadused. Kui tarkvara valitakse puhtalt hinna ajendil, siis tegelikult tarkvara mittesobivuse puhul raiskad nii aega kui raha ja pead hakkama jälle uut tarkvara otsima ning sellega tuttavaks saama.

3. Demo versiooni mitte katsetamine enne tarkvara kasutama hakkamist

 
Demo versiooni proovimine on rangelt soovituslik ning seda sellepärast, et see on kõige parem viis tarkvarasse sisse piilumiseks ja katsetamiseks, kas see tarkvara minu ettevõttega ikka sobib. Samuti saab aimu ka kasutusmugavusest ja näha üldist pilti, kas seal on olemas kõik vajalikud aspektid, mida ettevõte raamatupidamistarkvaralt ootab. SimplBooksi demo versiooni saab proovida siin.

4. Eeldatakse, et tarkvara konsultant aitab teha raamatupidamist

 
Tihtipeale eeldatakse, et kasutajatugi peaks justkui olema ka raamatupidaja eest, kes lahendab ettevõttele kõik raamatupidamisalased küsimused ära. Tegelikult on kasutajatoe funktsioon abistada klienti tarkvara kasutamisel, mitte anda nõu kõikides raamatupidamist puudutavates küsimustes. 

5. Muudetakse programmi vaikeseadeid ilma piisavate raamatupidamisalaste teadmisteta

 
Vaikseseadeid tasub muuta ainult siis, kui omad teadmisi raamatupidamisest. Kõik seaded on koheselt juba paika pandud nii, et süsteem toimiks korrektselt. Kui puuduvad raamatupidamisalased teadmised, siis võivad vead kergesti tekkida.

6. Ei loeta veateateid ja postkasti teavitusi

 
Veateate lugemine annab teada, miks mingi toiming ebaõnnestus ja postkastist regulaarselt teadete lugemine aitab meeles hoida aruannete tähtaegu ning saada infot programmi lisandunud uuenduste kohta.