Raamatupidamistarkvara valimine võib kohati osutuda keeruliseks, kuna valikuid on palju ning protsess on aeganõudev ja sõltub paljudest erinevatest aspektidest. Panime kirja soovitused, mida tasuks teha selleks, et leida enda ettevõttele sobiv raamatupidamistarkvara.

• • Selgita välja ettevõtte vajadused. Enne raamatupidamistarkvara valimist on kasulik selgitada välja, millised on põhivajadused seoses raamatupidamisega ettevõttes. Kas vaja läheb ainult müügiarveid-ostuarveid-pakkumisi, või oleks vaja ka palgaarvestust, põhivara, ladu, vms. Kui tegemist on mikro- või väikeettevõttega, siis tõenäoliselt sobib teile funktsionaalsuselt ka enamik Eesti tuntumatest raamatupidamistarkvaradest.
• • Veebipõhisus – veebipõhisel raamatupidamistarkvaral on arvutipõhise programmiga palju eeliseid. Veebipõhist raamatupidamistarkvara saad kasutada kõikjal, kus on olemas internet. Kui sinu arvutiga midagi juhtub, siis andmed asuvad pilves ning on kättesaadavad teistest seadmetest ehk kõik andmed säilivad. Programmile pääseb ligi ka läbi nutitelefoni, mis teeb programmi kasutamise veelgi mugavamaks. Veebipõhise tarkvara puhul ei ole vaja salvestada eraldi andmeid paberkandjal ning samuti ei pea muretsema tarkvarauuenduste pärast, sest teenusepakkuja värskendab tarkvara automaatselt ning ise selles osas midagi tegema ei pea.
• • Väikeettevõtte jaoks vali ka väikeettevõttele mõeldud programm. Programmi valimisel tasub arvestada hetkeolukorraga. Mõtle läbi, milliseid funktsioone Sinu ettevõttel nüüd vaja on, mitte kahe aasta pärast. Ei ole soovitatav valida liiga laia programmi, kuna sellise programmi õppimine võtab rohkem aega. Kui vajad hiljem lisafunktsioone, mida praegune teenusepakkuja ei paku, saad valida mõne muu programmi.
• • Tasuta prooviversioon ja uuendused. Kliendil peaks olema võimalus programmi tasuta proovida ja pärast prooviperioodi võiks ka süsteemiuuendused olla tasuta. Samuti võiks pakkuda võimalus proovida tarkvara demo versiooni, et tekiks mingisugune ülevaade tarkvarast. Teenus peaks olema mittesiduv ja kliendil peaks olema võimalik leping igal ajal lõpetada.
• • Lihtne programmi kasutamine. Proovi programmide demosid või tee testkonto. Kui ühe programmi kasutamine käib intuitiivsemalt, kui mõne teise puhul, siis on see sulle, kui uuele kasutajale, hea märk. Proovi näiteks luua uus müügiarve ja see makstuks märkida. Lihtsaid tegevusi on lihtsam testida ja näitab tõenäoliselt ära ka selle, kui intuitiivne võib olla edasine kasutamine.
• • Testi kasutajatuge. Kasutajatugi saab sind abistada tarkvara kasutamisel ning saad kiiresti abi, kui vaja. Mõtle välja paar küsimust tarkvara kohta ja tee tarkvara kasutajatoele üks väike kõne. Esiteks saad küsimustele vastused, aga saad ka aimu kasutajatoe kiirusest, lihtsusest ja suhtumisest :)
• • Uuri, mida teised tarkvara kasutajad räägivad (Facebook-i arvustused, Google’i arvustused). Tasub ka Googeldada selle tarkvara nime ja vaadata, mida huvitavat tarkvara kohta veel leiad.
• • Võrdle ka erinevate tarkvarade pakette ja peidetud kulusid. Kas erinevate funktsioonide ja moodulite (palgaarvestus, ladu, pakkumised, e-arved, lisakasutajad jne) kasutamine on lisatasu eest või on need paketis sees juba.
• • Kas tarkvara uueneb või on mugavustsoonis? Vaata kas leiad tarkvara kohta blogi või uudiste lehe, kus oleks info viimaste uuenduste kohta. Kui tarkvara pidevalt uueneb ja sellest ka teada annab, siis annab see suurema kindlustunde.
• • Kui lihtne on tarkvaras parandusi teha? Müügiarvele läks kogemata üks null lisaks, või laekumine läks vale kuupäevaga? Kontrolli, kas saad tarkvaras lihtsalt parandusi teha või on iga paranduse tegemine keeruline ja ajakulukas.
• • Küsi raamatupidaja või mõne tuttava ettevõtja nõu. Kui sa endiselt tunned, et raamatupidamistarkvara valimine on keeruline ning ei ole kindel, millist tarkvara või paketti valida, siis kindlasti konsulteeri mõne raamatupidajaga, kes aitab sul valida sobivat lahendust või võta ühendust raamatupidamistarkvara pakkuvate ettevõtetega.

Miks aastavahetus on parim aeg raamatupidamistarkvara vahetada?